Aspectos legales clave para trabajar como formador o formadora
Autor
WeKAb
Publicado el: 19-Abr-24
En el mundo del aprendizaje y la formación, conocer los pormenores legales puede significar la diferencia entre el éxito y el fracaso de nuestra carrera profesional. En este episodio de «Learning Advisors», exploramos con Ana Belén Muñiz, experta en derecho laboral, los aspectos clave que todo formador y formadora debe tener en cuenta.
Este artículo es un resumen del capítulo 7 del podcast Learning Advisors, así que si se te hace poco, podrás escucharlo en tu plataforma de podcast favorita o verlo en Youtube.
¿Quién es Ana Belén Muñiz?
Ana Belén es experta en gestión administrativa y laboral para autónomos y PYMES, que compatibiliza con otra de sus pasioanes: la formación. Es Licenciada en Administración y Dirección de Empresas por la Universidade da Coruña.
Tras trabajar por cuenta ajena como gestora administrativa, en 2013 decidió montar su propio despacho con el objetivo de ofrecer un servicio de asesoramiento.
En todos estos años, gran parte de sus clientes han sido formadores, por lo cual conoce detalles de las inquietudes necesidades que tenemos.
A la hora de ser contratado, un formador tiene dos opciones: contrato por cuenta ajena (contratación laboral) o un contrato de autónomo (contratación mercantil).
Contratación por cuenta ajena
El contrato por cuenta ajena es la forma más correcta de gestionar este tipo de contrataciones. Con la reforma laboral, el contrato por obra o servicio determinado desaparece, abriéndose paso a modalidades como el contrato fijo-discontinuo, que ofrecen flexibilidad en el número de horas y duración a lo largo del año.
Otra forma sería haciendo un contrato indefinido pero en el que el formador no supera el periodo de prueba, pero la administración ya está detrás de este tipo de prácticas para intentar pararlas. Y es que una vez una empresa te contrata como indefinido y no superas el periodo de prueba, no deberían poder volver a contratarte.
El contrato fijo-discontinuo en la formación
En un contrato fijo-discontinuo la antigüedad en una empresa se calcula desde la fecha de alta. Por ejemplo, si contratas a una persona para trabajar un mes y lo das de baja 7, en un contrato fijo-discontinuo la antigüedad cuenta como de 8 meses en la empresa.
Durante este periodo de baja, si el formador quiere trabajar en otra empresa del mismo sector debería tener que pedir permiso a la empresa que lo tiene contratado inicialmente porque podría considerarse competencia desleal.
Contrato laboral: convenio de trabajo
En general, los formadores deberán estar contratados por el convenio de la formación no reglada. Es un convenio donde la jornada completa no es de 40 horas, así que si trabajas 20 estarías trabajando más de media jornada.
Una contratación a jornada completa en este convenio llegaría a los 1300€/1400€ en 12 pagas. Además, existe un complemento de disponibilidad que se deberá pagar siempre independientemente de las horas trabajadas.
El teletrabajo en la contratación laboral de formadores
Sobre el teletrabajo en la contratación de formadores, lo primero que se recalca es que los derechos y obligaciones no cambian ni para el empleador ni para el formador en caso de teletrabajo. Es necesario tener muy bien definido el horario de trabajo y el registro horario, ya que si como formador te pasa algo teletrabajando pero no queda claro si estabas trabajando o no, un accidente laboral puede pasar a ser accidente doméstico.
Además, es necesario tener un acuerdo escrito de teletrabajo en el que se aclare un plan de prevención de riesgos laborales. Este acuerdo solo es necesario si el teletrabajo supera el 30% de la jornada.
Contratación mercantil
La contratación como profesional autónomo es más complicada, ya que puede llegar a tener más problemas legales. Aquí puede haber problemas con quién asume los medios materiales y humanos. Y es que si es una entidad de formación la que ordena todos los medios materiales y humanos (define las horas formación, pone las instalaciones, asume la responsabilidad si no te presentas…) se podría dudar de la validez del contrato mercantil.
Si como formador, prefieres la contratación mercantil, la recomendación es añadir una cláusula en el contrato que garantice la claridad en la distribución de responsabilidades y libera de problemas con la administración.
Consejos para formadores autónomos
El primer consejo que da Ana Belén a los formadores autónomos es la necesidad de tener el Certificado Digital, ya que los autónomos tienen la obligación de estar comunicados con la Seguridad Social y tener el Certificado Digital agilizará todos los procesos.
A la hora de iniciar su actividad, el formador autónomo deberá darse de alta en Hacienda y de alta en autónomos seleccionando el epígrafe de actividad correspondiente.
¿Qué pasa si tengo una actividad diferente a la formación pero doy alguna formación de vez en cuando? Ana dice que si tienes una actividad habitual y das un curso al año, no necesariamente tendrías que darte de alta en el epígrafe de formación para facturar esa clase relacionada con la actividad que estás desarrollando. Pero, si es algo que haces a menudo, es más que recomendable darse de alta en el epígrafe de la formación, sobre todo porque si la formación que das está exenta de IVA pero tu actividad no lo está, emitir una factura sin IVA puede darte problemas.
Obligaciones de un formador autónomo con la administración
Si eres un formador autónomo, tendrás que tener en cuenta las siguiente obligaciones:
- Llevar un registro de ingresos y gastos.
- Llevar un registro de bienes de inversión.
- Presentar declaraciones trimestrales.
Si la actividad que desarrollo está exenta de IVA porque es una formación incluída en planes estatales de estudios, no hace falta presentar IVA, pero si no está incluída, tienes que liquidarlo trimestralmente.
¿Qué pasa si hay trimestres en los que facturo con IVA y otros sin IVA?
Una vez estés dado de alta en el modelo de IVA tendrás que presentar la liquidación todos los trimestres. Si hay un trimestre en el que das formaciones sin IVA, será un trimestre en 0, pero tendrás que presentarlo igualmente.
¿Cuándo lleva una formación IVA?
Una formación está exenta de IVA siempre que esté incluída en un plan estatal de estudios, si no está incluída, la formación debe llevar IVA.
En el ámbito de la formación online hay que tener mucho cuidado. Porque si subes un vídeo a internet y no participas con los alumnos, no hay interacción, no hay tutorías… ¿estás realmente impartiendo formación o subiendo vídeos a la web?
Si el contenido subido forma parte de una formación en donde hay interacción, hay unas clases, hay unas tutorías… ahí el contenido es un complemento de la formación y, si está en un plan de estudios estatal, estaría exento de IVA. Pero si subes el contenido solo, se considera creación de contenido y no formación.
El episodio concluye con un mensaje que resuena fuerte: vivimos tiempos de cambio, y tanto los formadores como las entidades de formación deben adaptarse, asegurándose de cumplir con las regulaciones vigentes y manteniéndose al tanto de las futuras modificaciones legislativas.
En resumen, este episodio del podcast «Learning Advisors» no solo ilumina los retos legales que los formadores enfrentan, sino que además ofrece una guía práctica para navegar el complejo entorno fiscal y laboral español. Entender estos fundamentos y buscar asesoramiento especializado no es solo recomendable, es esencial para aquellos que desean prosperar en el campo de la formación.
