Organiza tu trabajo docente con Trello

Hay miles de herramientas que pueden ayudar a organizar tu trabajo docente. En este artículo hablaremos de una de las más conocidas: Trello.

Tabla de contenidos

¿Qué es Trello?

Trello es una de las herramientas de gestión de proyectos más conocidas. Su interfaz y funcionamiento se basa en tableros virtuales, permitiendo una mejor organización, gestión y seguimiento de tareas.

Aspectos básicos de Trello

Trello viene de base con una vista de tablero, al estilo kanban. Sin embargo, en caso de que tengas Trello Premium o Trello Enterprise, podrás activar distintos tipos de vista para tus proyectos, como son:

Tablas. Ofrecen una visión más clara al integrar toda la información de las listas en un solo tablero. Es ideal para evaluar un proyecto en curso y comprobar la distribución de la carga de trabajo entre miembros de un equipo, entre otros usos.
Calendario. Facilita la planificación y la evaluación del progreso, así como la previsión de posibles obstáculos. En esta vista puedes añadir fechas de inicio y vencimiento, mover y editar las tarjetas, y crear checklists avanzadas.
Cronograma. Facilita organizar eventos de forma más fluida y ver las tareas asignadas a cada miembro del equipo para evaluar el trabajo del equipo, así como las fechas de entrega.
Panel. Permite crear gráficos y editarlos para supervisar la evolución de cada proyecto.
Mapa. Con esta función podrás añadir ubicaciones a una tarjeta para que sea fácil de localizar en el mapa. Al estar conectada con Google Maps, podrás buscar cualquier ubicación. Este tipo de vista es ideal para planificar reuniones presenciales, determinar los recursos disponibles y necesarios para cada una de las localizaciones.
Espacio de trabajo. En esta vista podrás revisar las tarjetas de varios tableros en formato de hoja de cálculo o de calendario. Primero se escogen los tableros y después se filtran las tarjetas.

Interfaz de Trello

En su aspecto normal, de tablero Kanban, encontrarás lo siguiente:

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Tablero. Lugar donde se clasifica el seguimiento de la información, permitiendo crear diferentes listas donde organizar todas las tareas de un proyecto.
Lista. Supón que divides tus tareas en tres listas: (1) ideas, (2) en proceso, y (3) hecho. Cada lista podrá tener una serie de tarjetas que representan una tarea o información que se irá moviendo de una lista a otra en función de su progreso.
Tarjeta. Elemento más pequeño y detallado que representa ideas y tareas. Se pueden arrastrar a otras listas para mostrar su progreso.
Menú del tablero. A la derecha del tablero podrás acceder a la configuración de tablero, listas y tarjetas.

¿Qué ventajas aporta Trello a la hora de organizar mi trabajo docente?

Trello ayudará a:

Organizar de manera visual la información y los pasos de tus proyectos en formato kanban.
Seguimiento sencillo del progreso, ya que de un sólo vistazo puedes tener una idea de cómo están avanzando tus tareas.
Tiene una herramienta de lluvia de ideas, lo cual puede ser muy útil tanto ante un bloqueo imaginativo, como para complementar la tarea humana.
Tiene otras herramientas que facilitarán tu trabajo, como la creación de mapas, calendarios o cronogramas, así como checklists.
Integrarla con otras herramientas o aplicaciones.
Colaboración con tu equipo en tiempo real, pudiendo asignar una tarea a cada persona, agregar comentarios y enviar notificaciones a las personas del equipo.
Asignación de responsabilidades para distribuir responsabilidades.
Automatizaciones dentro del propio Trello basadas en reglas, botones de tarjeta y de tablero, calendario y fechas de vencimiento, y de correo electrónico.
La información se sincroniza con la nube.
Personalización de los tableros con etiquetas, fechas de vencimiento o incluso a nivel estético.
Se puede configurar la privacidad de los tableros y quién los puede editar.
Se puede configurar para que la información de un correo se traspase a un tablero.
La versión gratuita de Trello es bastante completa, pero siempre puedes obtener más ventajas gracias a los planes Standard y Premium.

Recomendaciones generales para usar Trello

¿Quieres comenzar a usar Trello? Sigue las siguientes recomendaciones:

Apóyate en las plantillas y otras soluciones ya existentes. Luego la podrás personificar y modificar en función de tus necesidades.
Aprovechar los distintos power-ups que se pueden integrar en los tableros: Twitter, SurveyMonkey (facilita integrar encuestas y recoger los datos), Voting (crea votaciones entre las personas con acceso a un tablero concreto), OneDrive (archiva la información en documentos), Google Hangouts (integra botones de videollamada en un tablero determinado), Evernote (crear y modificar notas).
Crea bloques temáticos para organizar mejor la información. De esta manera eliminarás el ruido y facilitarás la búsqueda de los datos.
Archivar los datos que en el momento no te hagan falta, sin necesidad de borrarlos. Así podrás recuperarlos cuando te haga falta.
Define los límites de cada tablero para centrar la atención. En WeKAb te recomendamos que también limites el número máximo de tarjetas para cada lista.
Puedes crear separadores de tarjetas. Para ello crea una tarjeta y escribe tres guiones (—) como título.
Utiliza los atajos de teclado.
- B = acceder al menú de tablero.
- / = buscar.
- Enter = abrir una tarjeta.
- < ó > = mover tarjeta.
- E = editar tarjeta.
- Esc = cancelar o cerrar tarjeta.
- N = Añadir nueva tarjeta.
- Ctrl-C + Ctrl-V = duplicar tarjeta.
- Q = ver sólo las tarjetas que tengas asignadas.
- F = filtrar tarjetas.
- X = quitar filtros.
- L = abrir menú de etiquetas.
- D = asignar fecha.
- C = Archivar tarjeta.
- # = autolink a una tarjeta.
- @ = mencionar a alguien del equipo.
- ? = ver los atajos de teclado