La capacidad de integrar diferentes aplicaciones y servicios puede hacer que la gestión de tareas y flujos de trabajo sea más eficiente y productiva. En este artículo explicaremos cómo funcionan los integradores y exploraremos tres herramientas de integración de alto nivel: Zapier, Pabbly y Make (anteriormente conocida como Integromat). Cada una de estas herramientas ofrece características únicas para ayudar a emprendedores y formadores a simplificar sus operaciones y ahorrar tiempo.

¿Qué es un integrador?

Es una herramienta online de automatización de tareas, que permite conectar aplicaciones o herramientas entre sí y automatizar flujos de trabajo. Por ejemplo, escoger en Google Sheets una base de datos de tu alumnado e integrarla con Sertifier, un servicio de entrega de certificados y diplomas. De esta manera podrías emitir acreditaciones personalizadas con los datos de cada estudiante.

Las herramientas de automatización funcionan mediante la unión de 3 elementos:

1. Triggers. Elemento que activa la automatización.
2. Condicionales. Filtran los elementos para un mayor control sobre la automatización.
3. Acciones. Cuando se cumplan el trigger y las condiciones, se activará esta última parte de la automatización, que son los resultados que percibirás.

Para que la automatización funcione correctamente, sólo tendrás que definir correctamente los dos primeros pasos.

¿Cómo funcionan?

Al programar los tres elementos que comentábamos, lo que consigues es decirle al integrador que “Cuando pase esto (trigger), harás esta actividad (condicional) para obtener tal consecuencia (acción)”.

Lo primero que deberás hacer es crear un perfil. Desde tu dashboard (tablero) podrás crear distintos flujos de trabajo, aunque también puedes recurrir a las plantillas que te facilite el integrador.

Cada Automatización debe tener una única función.

Cuando crees una automatización deberás indicar qué elemento activa todo el proceso. Pongamos por ejemplo que quieres enviar un formulario de satisfacción a tu alumnado cuando termina su formación online. En este caso, el elemento que activa la automatización (trigger) sería completar la última unidad de la acción formativa. 

El integrador te pedirá que completes todos los campos relacionados con aquello que deseas activar (condicionales).

El segundo paso de esta automatización sería, continuando con el ejemplo, enviar un correo de felicitación (acción) que incluya un enlace a un formulario de satisfacción. Aquí tendrías que seleccionar la opción de enviar email, y completar los campos correspondientes. Cuando redactases el correo, felicitarías por la finalización de la acción formativa y propondrías al alumnado que cumplimentara el formulario, facilitando la url.

A mayores de esto, podrías añadir un tercer paso en el que los resultados obtenidos del cuestionario quedasen reflejados en una tabla (de Airtable o Google Sheets, por ejemplo). 

Algunos integradores

• Zapier es uno de los integradores más populares, es muy fácil de usar y lleva poco tiempo aprender a manejarla. Su gran ventaja es que puede integrarse con más de 6000 herramientas. Desde WeKAb te recomendamos que, si quieres aprender lo básico de las automatizaciones de Zapier, realices este curso gratuito de nuestros colegas de NoCodeHackers.

• Pabbly. Esta herramienta ha ido aumentando su popularidad debido a su parecido con Zapier, aunque resulta más fácil de usar y es más barata. Además, permite combinar la automatización con la facturación, por lo que simplifica la gestión de clientela y pagos. También ofrece una serie de características adicionales, como la gestión de suscripciones y la generación de informes, que pueden ayudar a los emprendedores a tener un mayor control sobre sus operaciones financieras.
• Make (anteriormente Integromat). Es una herramienta de integración avanzada que ofrece un alto grado de flexibilidad y personalización. Facilita la creación de flujos complejos, que además pueden tener la longitud que consideres sin costes adicionales. Es muy sencillo la identificación y corrección de errores, y te puedes conectar con cualquier herramienta que disponga de API (Application Programming Interfaces, protocolos que facilitan la comunicación entre aplicaciones de software).

¿Qué beneficios me aporta utilizar herramientas de automatización?

• Automatización de tareas repetitivas y tediosas, ahorrándote tiempo y errores.
• Personalización de flujos de trabajo, adaptados a tus necesidades y a las características de la formación que estés impartiendo.
• Reducción de tu carga de trabajo, pudiendo centrar tu atención en otras cuestiones más relevantes.

La automatización es esencial para la eficiencia operativa y la productividad de cualquier emprendedor. Herramientas como Zapier, Pabbly y Make ofrecen formas poderosas de integrar aplicaciones y servicios para simplificar las tareas diarias. Al utilizar estas herramientas podrás ahorrar tiempo, reducir errores y centrarte en lo que más importa: tu carrera profesional. 

Cada una de estas herramientas tiene sus propias características y ventajas, por lo que es importante explorarlas y elegir la que mejor se adapte a tus necesidades específicas de automatización empresarial.