10+2 programas de facturación que debes conocer

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Publicado el: 23-Ene-24

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La facturación es mucho más que un simple trámite administrativo. Es una herramienta estratégica que puede brindarle a tu negocio una ventaja competitiva. En este artículo, profundizaremos en los programas de facturación y en sus ventajas y beneficios. ¡Prepárate para llevar tu facturación al siguiente nivel!

Empecemos por lo básico,

Tabla de contenidos

¿Qué es una factura?

Un comprobante legal y financiero que detalla la venta de un servicio de un/a proveedor/a a un/a cliente/a, estableciendo su obligación de pago. No es lo mismo que un albarán, ya que este es un comprobante de entrega de mercancía a proveedores.

Según el artículo 6 del Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, por el que se regulan las obligaciones de facturación, para que una factura sea legal debe tener los siguientes datos:

Número de factura y serie.
Fecha de expedición y en la que se hayan efectuado los servicios (si es distinta a la fecha de expedición).
Datos fiscales: nombre, apellidos, NIF, domicilio y razón o denominación social de emisor y receptor.
Descripción del servicio para determinar la base imponible del impuesto.
Base imponible (cantidad sobre la que se calculan los impuestos), impuestos aplicables (IVA e IRPF) e importe total de la factura.

Tipos de factura

La actual clasificación de los tipos de facturas se recoge en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Los tipos de factura básicos son:

Ordinaria. Es la más común; certifica una operación comercial y debe detallar toda la información de dicha operación.
Simplificada o ticket. No incluye datos del cliente ni desglosa el IVA. Sólo se puede emitir cuando:
1. El importe total sea menor de 400 €.
2. La factura sea rectificativa.
3. Se tenga autorización del Departamento de Gestión Tributaria.
4. El Reglamento de Facturación lo permita ante una operación concreta (importe total menor de 3000 €).
Proforma. Es un justificante y compromiso de una operación futura, por lo que carece de valor fiscal. Debe especificarse la cualidad de “factura proforma”.
Rectificativa. Sirve para modificar una factura ya emitida.
Recapitulativa. Agrupa múltiples operaciones efectuadas para el mismo cliente en el período de un mes natural. Funciona como la factura ordinaria, pero debe contener el importe y descripción de todas las facturas del mes.

Es esencial realizar y conservar las facturas para llevar el registro contable de todas las transacciones comerciales, así como para el seguimiento de ingresos, control de inventario y el cumplimiento de las obligaciones fiscales.

¿Quién puede emitir facturas?

Siguiendo la Ley General Tributaria 58/2003, de 17 de diciembre, todos los autónomos y empresarios deben emitir y conservar las facturas que justifiquen su actividad. Siempre deberán facturar cuando:

El destinatario/a es empresario o profesional.
El destinatario/a lo solicite para ejercer algún derecho tributario.
Se realicen exportaciones de bienes que estén exentas de IVA o con impuestos especiales.
El destinatario es una Administración pública o una persona jurídica que no está actuando como profesional o empresaria.

Hablemos de las facturas digitales

Estas facturas electrónicas tienen la misma validez legal que las tradicionales, pero muestran una serie de ventajas con respecto a las mismas. Las facturas online agilizan el trámite y cobro, reducen los errores humanos y los costes de impresión y envío, permiten el almacenamiento digital de los documentos y dificultan el fraude.

Para emitir una factura digital debes cumplir con una serie de requisitos:

Solicitar el consentimiento del receptor para asegurar que está de acuerdo en que la factura sea digital.
Garantizar la autenticidad del origen, integridad y legibilidad de cada factura.
Almacenar digitalmente todas las facturas emitidas.
Garantizar el acceso libre a las facturas. Esto podrá ser mediante su visualización, búsqueda, copia, descarga o impresión.

¿Es necesario que tenga un programa de facturación para las facturas digitales?

Puede que parezca un rollo, pero sí, necesitas un programa de facturación. ¿Por qué? Pues porque así podrás blindar tu documentación ante la administración pública y la Agencia Tributaria. Por no hablar de la ventaja que supone que el programa calcule el IVA por ti, o que te facilite plantillas de facturas.

Algunos ejemplos de programas de facturación que te pueden ayudar en tu desarrollo profesional son:

Holded. Plataforma que permite gestionar contabilidad y facturación, además de organizar proyectos, inventario y equipos de trabajo, entre otros.
SumUp. Es una institución de dinero electrónico que te ofrece plantillas de facturación, además de facilitar y proteger las transacciones monetarias.
Quipu. Facilita la facturación y la gestión de impuestos, cobros y pagos, clientes y proveedores.
FacturasCloud. Plataforma gratuita con la que programar facturas periódicas y controlar los ingresos y gastos. También facilita obtener resúmenes de beneficios, pagos, cobros y flujos de caja.
BitFactura. Facilita el seguimiento de ingresos, gastos, clientela, producto y reportes. También podrás crear y enviar facturas, siempre que no sean facturas periódicas ni rectificativas.
Factura Simple. Aquí podrás optar a la facturación recurrente y a la multi-moneda, algo no muy común en los otros programas de facturación y que te puede ayudar si tienes clientes de otros países. Permite crear facturas recurrentes, aceptar cobros electrónicos a través de PayPal.
Invoicely. App gratuita y fácil de usar. Acepta pagos online (PayPal en la versión gratuita y otros en las versiones de pago), puedes gestionar las facturas de varias empresas y hacer un seguimiento de facturas y cobros.
Mgest. Destinado a comercios con punto de venta, pues ayuda a administrar tiendas, stock, productos, clientela y proveedores, entre otros. Su interfaz es similar a la de los programas Terminal Punto de Venta (TPV).
Factura Directa. De interfaz intuitiva, este programa tiene lector de facturas y tickets, además de gestionar facturas, compras y gastos, impuestos y trámites bancarios. Muy útil para autónomos y pymes.
Billin. Muy visual y sencillo de usar, aunque dificulta subir gastos ya que carece de lector de tickets o facturas. Muy centrada en la emisión y seguimiento de facturas, así como en la gestión de productos.
Quaderno. Muy fácil de usar, con posibilidad de hacer facturas recurrentes y acepta pagos por PayPal y Stripe. También se conecta con plataformas e-commerce como Shopify o Woocomerce.
Sage. Facilidad para crear y enviar facturas, buen seguimiento de gastos y cobros.

Finalmente, para elegir un programa de facturación u otro debes tener en cuenta tres factores:

Interfaz sencilla. Cuanto mejor estructurado esté, más fácil te resultará aprender a manejarlo correctamente.
Capacidad de administración y gestión. Debe proporcionarte diferentes facilidades administrativas y contables, como facturación, informes o resumen financiero, entre otras.
Soporte técnico. El centro de atención a la clientela debería responder rápido ante las dudas que le plantees, por lo que desde WeKAb te recomendamos que les hagas consultas en los primeros días de uso.

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